Automatize a gestão documental
dos seus subempreiteiros

Mais de 30 tipos de documentos em três categorias. Empresa: alvará, certidão permanente, seguros (AT e RC), declarações SS e AT, comprovativos TSU, horário de trabalho, registo criminal, entre outros. Trabalhador: cartão de cidadão, ficha de aptidão médica, registo de EPIs, inscrição na SS, certificados de formação, autorizações de residência, passaporte, contrato de trabalho, registo criminal. Equipamento: declaração de conformidade, plano de manutenção, seguro, verificação DL 50/2005, certificado de manobrador. A lista de documentos obrigatórios é configurável a três níveis: global, por subempreiteiro e por obra.

O sistema deteta automaticamente quando um PDF contém múltiplos tipos de documento (por exemplo, uma ficha de aptidão e um cartão de cidadão digitalizados juntos). Separa o ficheiro por páginas, classifica e processa cada documento individualmente.

Sim. O FermiObra integra com Microsoft 365 (Outlook) e Gmail. O sistema verifica a caixa de entrada automaticamente, identifica o subempreiteiro pelo endereço de email e processa os anexos. Emails de remetentes desconhecidos ficam numa fila para atribuição manual.

A aprovação final é sempre da sua equipa — é uma decisão humana, não automática, e nenhum documento entra em conformidade sem esse aval. O que muda é o esforço: a IA classifica o documento, extrai os campos e faz a validação cruzada, deixando tudo pré-preenchido. O painel de validação mostra o PDF à esquerda e os dados extraídos à direita, com as inconsistências assinaladas. A equipa corrige o que for necessário e aprova com um clique.

Sim. O sistema deteta duplicados exatos (mesmo ficheiro) e duplicados semânticos (mesmo trabalhador, mesmo tipo de documento, validade semelhante). Também deteta quando o mesmo trabalhador aparece em subempreiteiros diferentes e permite copiar documentos portáteis (como ficha de aptidão ou cartão de cidadão) entre subempreiteiros, evitando pedidos repetidos.

Sim. O sistema tem três níveis de configuração: requisitos globais (aplicados a todas as obras), requisitos por subempreiteiro (personalizáveis por empresa) e requisitos por obra+subempreiteiro (para ajustes específicos). Obras públicas adicionam automaticamente registo criminal de empresa e sócios. A percentagem de compliance é calculada com base nestes requisitos.

Sim. Quando um trabalhador é marcado como estrangeiro, o sistema adiciona automaticamente os requisitos adicionais: autorização de residência, passaporte e contrato de trabalho. A IA extrai e monitoriza as datas de validade e alerta o subempreiteiro antes da caducidade.

Sim, na parte mais pesada: a documental. O FermiObra mantém o controlo de documentos com histórico de versões, o registo de competências dos trabalhadores (formação, fichas de aptidão) e a conformidade de subempreiteiros, com registo de auditoria de todas as ações — exatamente a evidência que cobre as cláusulas 7.5, 7.2 e 8.1.4 da ISO 45001/9001. Importa ser claro: o FermiObra não emite certificados nem garante a aprovação em concursos públicos. A certificação é da sua organização e de um organismo acreditado, e uma auditoria avalia a implementação real, não só os documentos. O que fazemos é deixar a documentação pronta para auditoria a qualquer momento.

O FermiObra tem as regras do setor já incorporadas. A validade da ficha de aptidão médica é calculada conforme a idade do trabalhador, os comprovativos de TSU/DMR são tratados com o prazo mensal, e os seguros são validados cruzando a apólice com o respetivo recibo. O sistema também faz validação cruzada entre documentos — datas, CAE e coerência entre documentos relacionados — assinalando inconsistências antes de aprovar.

Sim. O FermiObra gera um QR Code por trabalhador e disponibiliza uma API que liga ao sistema do fornecedor de torniquetes ou controlo de acessos, de forma a que só entre em obra quem tem documentação válida. Além disso, o sistema envia no dia anterior um email com a lista de trabalhadores aptos a entrar no dia seguinte, evitando deslocações de quem não pode começar a trabalhar.

Sim. Cola-se a lista de presenças do dia e o sistema devolve de imediato o estado de conformidade de cada trabalhador — quem está apto, quem tem documentação a expirar e quem tem documentos em falta ou por validar.

O sistema envia lembretes automáticos. Se o subempreiteiro não responder dentro do prazo configurável (por omissão, 7 dias), envia um alerta de escalação. Os lembretes continuam até à resolução, sem intervenção da equipa.

A implementação típica demora entre uma e duas semanas, incluindo a configuração de obras e subempreiteiros, definição de documentos obrigatórios, importação dos dados existentes e formação da equipa.

Sim. O dashboard é responsivo e funciona no telemóvel. A equipa pode consultar o estado de compliance por obra, verificar documentos em falta e até fotografar documentos diretamente com a câmara do telemóvel para upload.

Sim. Cada cliente tem a sua própria base de dados isolada. O sistema regista todas as ações (uploads, validações, alterações) num histórico de atividade para auditoria. Os acessos são controlados por função: administradores, validadores e apenas consulta.

Sim. Disponibilizamos uma fase piloto com um conjunto limitado de subempreiteiros para validar o sistema antes de um contrato completo. Fale connosco para perceber como estruturar o piloto.

Não. O FermiObra funciona com subscrição mensal, sem compromisso de permanência mínimo. Pode cancelar a qualquer momento com 30 dias de aviso.